Document Management System
Bogor, 04 – 05 Juli 2018. PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) atau IPC sebagai BUMN di bidang kepelabuhan sedang melaksanakan Transformasi menuju perusahaan kelas dunia, yang unggul dalam operasional dan pelayanan sesuai dengan Visi IPC. Dalam rangka mewujudkan Visi tersebut harus mulai dipersiapkan kebutuhan sarana dan prasarana. Salah satu aspek yang sering terlupakan adalah aspek Manajemen Perkantoran termasuk didalamnya arsip. Dalam UU No. 43 tahun 2009 mengamanahkan setiap institusi termasuk BUMN dan anak perusahaannya harus mengelola arsip dengan baik. Arsip merupakan aset penting yang harus dikelola karena arsip tersebut dapat mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian dan sebagai memori organisasi.
Berdasarkan latar belakang tersebut PT Pelabuhan Indonesia II (Persero) atau lebih dikenal dengan IPC bekerja sama dengan PT Pendidikan Maritim dan Logistik Indonesia (IPC Corporate University) menyelenggarakan Document Management System pada tanggal 4-5 Juli 2018 di Gedung Learning dan Innovation Center, IPC Corporate University, Ciawi.
Pelatihan Document Management System dirancang untuk para manajer operasional dan staf pengelola dokumen pada setiap unit kerja agar memiliki pengetahuan dan pemahaman mengenai sistem pengelolaan dokumen yang dikelolanya. Peserta diharapkan dapat memahami mengenai pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien serta temu kembali yang cepat sehingga mempermudah dan meningkatkan kinerja unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
Pelatihan ini memadukan antara teori, studi kasus, simulasi dan praktik, sehingga peserta diharapkan terampil melakukan pengelolaan dokumen, baik tercetak maupun elektronik yang menjadi tanggung jawabnya, temu kembali yang cepat, dan menyajikan informasi yang diperlukan sesuai kebutuhan unit kerjanya.
Tujuan dilaksanakannya program pelatihan ini adalah meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas dan mendukung proses pengambilan keputusan pada organisasi baik pemerintah pusat, daerah maupun bisnis. Selain itu guna meningkatkan wawasan, dan pengetahuan di bidang kearsipan, sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip serta memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen yang mempunyai nilai memori organisasi.
Kegiatan ini dihadiri 13 orang peserta. Peserta berasal dari berbagai unit kerja/cabang di IPC. Trainer pada kegiatan ini adalah Wiwiet Mardiati, Hendro Wicaksono dan Farli Elnumeri yang merupakan Staf Pengajar Manajemen Informasi dan Dokumen dari Universitas Indonesia.
Selama kegiatan berlangsung para peserta sangat antusias mengikuti kegiatan ini, mereka menyimak dengan seksama setiap materi yang dijelaskan oleh trainer, dan ketika melakukan diskusi secara berkelompok dan mempresentasikan hasil diskusi dengan baik.
PC : Putty Annisa Anugrah
